אוסף טיפים ושיטות לניהול זמנים

נכתב עבור קבוצת חברות על הרצף שאני נמצאת בה ומפורסם פה כדאי שיהיה יותר קל לשתף מי שתרצה.

*פוסט זה נכתב על חשבון שעות השינה שלי אז נא לא לראות בי כמומחית בנושא..... (בוודאי שלא בכל הקשור לסדר עדיפויות).

צעד ראשון: הצעד הראשון הוא תמיד לרשום את כל מה שצריך לבצע. אפשר גם לרשום מה הייתן רוצות לבצע, לו היה לכן את הזמן והכוח לכך.
צעד שני: משכתבתן את הכל, השלב הבא הוא למיין ולסדר את הרשימה. המיון הראשוני נעשה ל-4 הקטגוריות הבאות:
חשוב ודחוף- דברים שאתן חייבות להגיע אליהן ולעשות מהר ככל האפשר, במידה ולא יבוצעו עלולות להיות השלכות די רציניות.
חשוב אבל לא דחוף- דברים שאתן חייבות לעשות, אבל לא כאן ועכשיו. פגישות, משימות יומיומיות, עבודה ובכללי דברים שיש להן חלונות זמן מוגדרים יהיו כאן.
לא חשוב, אבל דחוף- דברים שאתן הייתן רוצות לעשות מהר ככל האפשר אבל הן לא באמת בדחיפות גבוהה, למשל לסיים לקרוא את הספר ההוא או ללכת לראות את הסרט בקולנוע לפני שהוא יורד מהאקרנים. לכתוב את הפוסט הזה.
לא חשוב ולא דחוף- מה שאנשים נוטים לקרוא להם, "בזבוז זמן" או "זוללי זמן", אבל נחמד לנו לעשות. לצפות בטלויזיה, לגלוש בפייסבוק או באינסטא, לעבור שלבים באיזה משחק חמוד בסמאטפון.
כאן המקום לדבר על *חשיבותו של זמן חופשי*. בדרך כלל "הפנאי" יגלוש ל"לא חשוב אבל דחוף" ו"לא חשוב ולא דחוף", כלומר יקבל הכי מעט זמן והכי מעט תשומת לב. אבל זה כן חשוב לפנות לו זמן! גם אם זה יום אחד בשבוע שבו תתעלמו קצת משאר הדברים החשובים, או אפילו שעה שעתיים ביום אם אתן יכולות להרשות לעצמכן- תדאגו לקבוע זמן לבזבוז זמן! זה חשוב. מאוד. ממש.
צעד שלישי: זה שלב ביניים שאפשר אבל גם לא חובה לעשות, אני ממליצה. פה אתן עוברות על כל המשימות שכבר מסודרות מראש ב-4 הקבוצות ומחליטות איזה משימות אתן חייבות להשקיע בהן את הכל, ואילו משימות אפשר קצת... לחפף. מה זה לחפף? אז ככה. עם כמה שזה נשמע נחמד להיות וונדרוומן ולהצליח גם לתחזק משק בית, גם לעבוד, גם להיפגש עם חברים, גם להשקיע בתחביבים, גם ללמוד, גם לטפל בילדים אם יש וגם וגם וגם... זה לא מציאותי. פשוט לא. אפילו לא עבור נטי"ם. אולי יש מספר מועט של אנשים שאשכרה עושה הכל אבל אני לא הייתי מתחלפת איתם.
מה עושים? מחליטים מה דוגרי המטרה שלנו, ומה אנחנו יכולות ומוכנות לעשות על מנת שהיא תקרא. יכול להיות שהמטרה שלנו היא בכלל לא להיות תלמידות מצטיינות, אלא פשוט לעבור את התואר, ואז אפשר להיעזר בסיכומים שאחרים כתבו ולבקש מהמרצה שאלות הכנה למבחן. אל תפחדו להשתמש בחולשה שלכן, לפעמים לבוא ולהודות בכך שיש לנו קשיי קשב וריכוז או שאנחנו אוטיסטיות יעזור לאחרים לקדם אותנו בדיוק למקום שאנחנו צריכות. תזכרו שהמטרה היא בסופו של דבר להצליח ולסמן וי על מה שאנחנו רוצות להשיג.
יכול להיות שאנחנו מנהלות משק בית עצמאי, ואנחנו ממש אוהבות לבשל או לסדר, או שלא אוהבות. ואז אנחנו יכולות להיעזר בעוזרת בית או בהזמנת אוכל ממקום אחר. יש גם מקצוע בשם סומכת שבא לתת יד למי שצריך בכל הקשור למשק בית.
יכול להיות שאנחנו מתות על הילדים שלנו אבל קשה לנו להיות איתם כל הזמן סביב השעון, אז יש כל מיני מסגרות שאפשר להיעזר בהם ועוזרים לנו לפנות זמן ומאמצים לעוד דברים בחיים.
קניות? אולי אנחנו נעדיף להוסיף עוד 30 שקל ולהזמין משלוח שיעשה עבורנו את כל האיסוף, האריזה והנסיעה עד לבית, במקום כל הפרוייקט שכרוך בלעשות קניות בחנות או בסופר בעצמנו. אולי אנחנו יכולות לשלוח מישהו אחר שיעשה זאת בשבילנו בפחות כסף או בחינם, יש המון ארגונים התנדבותיים שמציעים שירות דומה במיוחד בעקבות תקופת הקורונה וכיום ממש קל להיכנס לאתר החנות או הסופר ולהכין את רשימת קניות.
בקיצור, השלב הזה הוא לנסות לראות איפה אנחנו יכולות לעגל לעצמנו פינות ולהיעזר בעזרה של אחרים. לא צריך לעשות את הכל לבד וזה מאוד חשוב להבין זאת. אם אתן מתקשות בלעשות משהו וזה לוקח מכן המון המון אנרגיה וזמן- תבדקו אופציות לעזרה ותמיכה, אולי אתן בכלל לא צריכות להשקיע בזה כמו שחשבתן.
צעד רביעי: אם עוד לא הוספתן לפני, עוד מעבר קטן על הרשימות- תכתבו מתי עדיף או חובה לבצע את המשימה. נניח, אנחנו צריכות להיות בעבודה ב-8:00 בבוקר, אבל אנחנו לא כל כך אנשים של בוקר, אז עדיף לשים את המשימה של "להתכונן לעבודה" דווקא יום לפני בשעות שיש לנו כוח לארגן דברים ולשמור מינימום התעסקות לבוקר. ככה לעבור משימה משימה, לחשוב מה היא דורשת ומתי כדאי (או צריך) לעשות אותה, ואם יש לנו גם מושג כמה זמן היא כנראה תיקח אז מומלץ לכתוב גם את זה.
צעד חמישי: שלב השיבוץ. אני ממליצה מאוד לשבץ על בסיס שבועי ופשוט לעבור קצת על דברים יום לפני, זה הכי מהיר והכי עדכני. אבל מי שנוח לה יותר על בסיס שבועיים ויותר, בהחלט עדיף שתעשה מה שנוח לה.
מתחילים מהמשימות של הקטגוריה: חשוב אבל לא דחוף. רוב המשימות בקטגוריה הזאת כבר קיבלו זמנים מוגדרים שאנחנו לא יכולות לשחק איתן ולכן הן ישובצו ראשונים. שימו לב שאתן לוקחות בחשבון גם זמני התארגנות, נסיעה וכל מה שמסביב. מומלץ לרשום שעת התחלה וסיום של כל דבר, ולהפריד בין ההתארגנות לדרך ולזמן הפגישה (או מה שלא קבעתן).
ממשיכים לקטגוריה של חשוב ודחוף- כל הדברים שחשוב לעשות תכף ומיד ולא סובלים דיחוי. שוב, מומלץ לתחום אותן בשעות, ולחשוב על פתרונות למקרים בהם תחצו את השעות האלה או, אם התמזל המזל, סיימתן מוקדם משחשבתן, ככה שזה לא יתפוס אותכן בהפתעה רבה מדי.
אחרי זה, משתדלות לדחוף קצת דברים של לא חשוב אבל דחוף.
ורק בסוף מגיעים הדברים שהם לא חשובים ולא דחופים.
**לא לשכוח גם לקבוע זמן לפנאי וחופש!**
וזהו, זה השלבים שלי לתכנון ובניית לוח זמנים ומשימות.
בהמשך, הפסיכולוגית שלי אמורה לשתף אותי בטיפים על איך אפשר להחליט האם אנחנו מסוגלות לבצע משימה בלו"ז או ש"מותר" (יותר לכיוון, עדיף) לנו לוותר עליה. היא הבטיחה לי שתכתוב את זה ותשלח לי בהזדמנות, כשזה יקרה אבקש את רשותה לשתף בתקווה שתסכים.
מוזמנות לשתף ולחלוק את הטיפים והעצות שלכן.